Полезные сервисы для управления проектами

Полезно проджект-менеджерам и управленцам. Какие сервисы для управления проектами самые лучшие? Разбираем топ-7 сервисов в этой статье.

Новоиспеченным проджект-менеджерам часто бывает сложно сосредоточиться и следить за работой всей онлайн-школы. Мы расскажем вам о сервисах, которые помогут фиксировать задачи, их выполнение и управлять работой команды.

Лучшие сервисы для управления проектами

Сервис №1. Trello

Trello 一 программа для управления проектами в режиме онлайн по методу японских канбан-досок. Trello — доступная программа, которой можно пользоваться бесплатно всегда, единственное, функционал и объем загружаемых файлов на бесплатной версии ограничен.

Достоинства:

  • Простой интерфейс
  • Бесплатный доступ
  • Удобство в работе
  • Возможность интеграции с другими сервисами
  • Сохранение изменений и действий сотрудников
  • Можно настроить фильтр карточек
  • Доступ к улучшениям

Недостатки:

  • Для крупных компаний функционал скудноват
  • Автоматизацию и быстрое добавление задач сложно реализовать
  • Не удобно работать на маленьких экранах

Как работать в Trello

Вся работа строится на досках, в проекте может быть большое количество досок под каждое направление проекта. Доска 一 рабочий экран, который можно логически разделить на списки (могут быть приватными, командными и публичными).

сервисы для управления проектами
Вот так выглядит интерфейс доски в Трелло

Списки 一 вертикальные ряды, хранящие карточки (можно перемещать).

Карточки 一 формы для описания задач, в которых можно назначить ответственного, красиво оформить и перемещать.

Также в карточках можно отслеживать действия сотрудников и время их выполнения задачи

Лайфхаки для работы в Trello:

  • Работайте с горячими клавишами, чтобы ускорить навигацию
  • Добавляйтесь участников в задачи, которые требуют постоянного контроля
  • Изучайте улучшения
  • Используйте облачные хранилища, чтобы добавлять ссылки на файлы и документы

Сервис №2. Notion

Notion 一 сервис для создания текстовых документов, совместной работы и управления проектами. Состоит из редактируемых блоков, которые можно перемещать.

Достоинства:

  • Многофункциональность (создание базы знаний, использование шаблонов, импорт файлов, онбординг, работа с таблицами)
  • Импорт файлов из других сервисов
  • Удобство использования
  • Гибкость в оформлении работы

Недостатки:

  • Нет версии на русском языке
  • Долгая загрузка при работе через мобильное приложение
  • Платное использование при командной работе

Как работать в Notion

Перед началом работы в Notion создайте страницу.

Вы можете:

  • Создать таблицу
  • Выбрать шаблон, по которому будете работать
  • Создать страницу с нуля
  • Создать канбан-доску (похожа на доску в Trello)
  • Импортировать документ из другого сервиса или ПК
  • Работать с календарем

Лайфхаки для работы в Notion:

  • Добавляйте напоминания 
  • Помечайте блоки разными цветами для более удобного ориентирования
  • Контролируйте изменения, используя переход по датам

Если вы хотите подробнее узнать о работе Notion, посмотрите видео-уроки (на английском), или один из вебинаров (есть на русском языке в Youtube)

Сервис №3. Zapier

Zapier 一 платформа для автоматизации процессов и создания связи между веб-приложениями. Связь между приложениями строится так: совершилось действие, значит нужно совершить следующее действие.

Достоинства:

  • Синхронизация сервисов
  • Настройка действий
  • Безопасность данных
  • Автоматизация задач
  • Удобство в работе
  • Добавление действий в интеграции
  • Большой выбор сервисов для связки
  • Возможность отслеживать триггеры и действия

Недостатки:

  • Ограниченный функционал на бесплатной версии
  • Нет русскоязычной версии

Как работать в Zapier

Чтобы работать в Zapier вам необходимо зарегистрироваться и выбрать сервисы, с которыми будете работать. Затем настроить зап (связь между сервисами). Настроив связь вы можете создать сценарий выполнения определенных последовательных действий, а также отслеживать нужные вам события в определенном приложении.

Сервис №4. MIRO

MIRO 一 платформа, помогающая планировать проекты. Работа с MIRO напоминает работу с обычной маркерной доской, на которой можно изобразить все.

Достоинства:

  • Возможность транслирования экрана
  • Неограниченное пространство для работы, на котором можно разместить все необходимое
  • Возможность редактировать размер файлов, что помогает экономить место на доске
  • Можно восстановить удаленную доску
  • Удобная панель редактирования

Недостатки:

  • На бесплатной версии нельзя создать более 3 досок
  • Доска может зависать, если используются крупные файлы
  • Неудобно работать с мобильных устройств из-за долгой загрузки
  • Нет русскоязычной версии

Как работать в MIRO

Если вы знаете английский язык, использование MIRO не вызовет у вас трудностей, но даже не зная языка, особых сложностей в работе вы не ощутите. Построение работы в MIRO зависит от того, что вы планируете создать. Все, что вам нужно делать 一 добавлять нужные вам элементы на доску и редактировать их.

сервисы для управления проектами
Так может выглядеть доска в MIRO

Сервис №5. Asana

Asana 一 сервис, позволяющий работать в команде и отслеживать выполнение задач. 

Достоинства:

  • Возможность брендировать рабочее пространство
  • Интеллектуальный поиск
  • Интеграция с сервисами
  • Структурирование работы (папки, разделы)
  • Чат и комментарии к задачам
  • Система уведомлений

Недостатки:

  • Долгая загрузка при большом количестве задач
  • Нет возможности отслеживать время 
  • Нельзя назначить задачи сразу нескольким сотрудникам

Как работать в Asana

Меню Asana:

  • Главная страница (избранное, задачи с истекающим сроком выполнения, последние проекты)
  • Мои задачи
  • Входящие (уведомления)
  • Отчеты (создание и просмотр)
  • Портфели
  • Цели
  • Избранное (быстрый доступ к выбранным проектам и портфелям)
  • Сохраненный поисковые запросы
  • Группы

При создании проекта вы можете выбрать шаблон или импортировать таблицу

сервис управление проектами онлайн

Меню проекта

На каждую задачу, которую вы ставите нужно назначить ответственного сотрудника и дедлайн выполнения работы.

Так может выглядеть готовый проект задач.

сервисы для управления проектами

Так может выглядеть отчет по задачам.

сервисы для управления проектами

Работая с задачами, вы можете выставлять приоритетность выполнения и просматривать этап (статус), на котором находится задача.

Это лучшие сервисы для управления проектами. Мы рассказали вам о них, осветили их плюсы и минусы, а также объяснили основной принцип их работы. Если использовать для проектов эти сервисы, вы значительно упростите все процессы, ничего не забудете и не потеряете. А также сможете контролировать выполнение дедлайнов и вести стратегическое планирование. Использование сервисов избавит вас от хаоса и стресса на работе. Помните, что все вышеперечисленные сервисы требуют детального изучения для эффективной работы. Выбирайте, тестируйте, используйте самый оптимальный для себя и команды.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован.