Полезные сервисы для управления проектами
Полезно проджект-менеджерам и управленцам. Какие сервисы для управления проектами самые лучшие? Разбираем топ-7 сервисов в этой статье.
Новоиспеченным проджект-менеджерам часто бывает сложно сосредоточиться и следить за работой всей онлайн-школы. Мы расскажем вам о сервисах, которые помогут фиксировать задачи, их выполнение и управлять работой команды.
Лучшие сервисы для управления проектами
Сервис №1. Trello
Trello 一 программа для управления проектами в режиме онлайн по методу японских канбан-досок. Trello — доступная программа, которой можно пользоваться бесплатно всегда, единственное, функционал и объем загружаемых файлов на бесплатной версии ограничен.
Достоинства:
- Простой интерфейс
- Бесплатный доступ
- Удобство в работе
- Возможность интеграции с другими сервисами
- Сохранение изменений и действий сотрудников
- Можно настроить фильтр карточек
- Доступ к улучшениям
Недостатки:
- Для крупных компаний функционал скудноват
- Автоматизацию и быстрое добавление задач сложно реализовать
- Не удобно работать на маленьких экранах
Как работать в Trello
Вся работа строится на досках, в проекте может быть большое количество досок под каждое направление проекта. Доска 一 рабочий экран, который можно логически разделить на списки (могут быть приватными, командными и публичными).
Списки 一 вертикальные ряды, хранящие карточки (можно перемещать).
Карточки 一 формы для описания задач, в которых можно назначить ответственного, красиво оформить и перемещать.
Лайфхаки для работы в Trello:
- Работайте с горячими клавишами, чтобы ускорить навигацию
- Добавляйтесь участников в задачи, которые требуют постоянного контроля
- Изучайте улучшения
- Используйте облачные хранилища, чтобы добавлять ссылки на файлы и документы
Сервис №2. Notion
Notion 一 сервис для создания текстовых документов, совместной работы и управления проектами. Состоит из редактируемых блоков, которые можно перемещать.
Достоинства:
- Многофункциональность (создание базы знаний, использование шаблонов, импорт файлов, онбординг, работа с таблицами)
- Импорт файлов из других сервисов
- Удобство использования
- Гибкость в оформлении работы
Недостатки:
- Нет версии на русском языке
- Долгая загрузка при работе через мобильное приложение
- Платное использование при командной работе
Как работать в Notion
Перед началом работы в Notion создайте страницу.
Вы можете:
- Создать таблицу
- Выбрать шаблон, по которому будете работать
- Создать страницу с нуля
- Создать канбан-доску (похожа на доску в Trello)
- Импортировать документ из другого сервиса или ПК
- Работать с календарем
Лайфхаки для работы в Notion:
- Добавляйте напоминания
- Помечайте блоки разными цветами для более удобного ориентирования
- Контролируйте изменения, используя переход по датам
Если вы хотите подробнее узнать о работе Notion, посмотрите видео-уроки (на английском), или один из вебинаров (есть на русском языке в Youtube)
Сервис №3. Zapier
Zapier 一 платформа для автоматизации процессов и создания связи между веб-приложениями. Связь между приложениями строится так: совершилось действие, значит нужно совершить следующее действие.
Достоинства:
- Синхронизация сервисов
- Настройка действий
- Безопасность данных
- Автоматизация задач
- Удобство в работе
- Добавление действий в интеграции
- Большой выбор сервисов для связки
- Возможность отслеживать триггеры и действия
Недостатки:
- Ограниченный функционал на бесплатной версии
- Нет русскоязычной версии
Как работать в Zapier
Чтобы работать в Zapier вам необходимо зарегистрироваться и выбрать сервисы, с которыми будете работать. Затем настроить зап (связь между сервисами). Настроив связь вы можете создать сценарий выполнения определенных последовательных действий, а также отслеживать нужные вам события в определенном приложении.
Сервис №4. MIRO
MIRO 一 платформа, помогающая планировать проекты. Работа с MIRO напоминает работу с обычной маркерной доской, на которой можно изобразить все.
Достоинства:
- Возможность транслирования экрана
- Неограниченное пространство для работы, на котором можно разместить все необходимое
- Возможность редактировать размер файлов, что помогает экономить место на доске
- Можно восстановить удаленную доску
- Удобная панель редактирования
Недостатки:
- На бесплатной версии нельзя создать более 3 досок
- Доска может зависать, если используются крупные файлы
- Неудобно работать с мобильных устройств из-за долгой загрузки
- Нет русскоязычной версии
Как работать в MIRO
Если вы знаете английский язык, использование MIRO не вызовет у вас трудностей, но даже не зная языка, особых сложностей в работе вы не ощутите. Построение работы в MIRO зависит от того, что вы планируете создать. Все, что вам нужно делать 一 добавлять нужные вам элементы на доску и редактировать их.
Сервис №5. Asana
Asana 一 сервис, позволяющий работать в команде и отслеживать выполнение задач.
Достоинства:
- Возможность брендировать рабочее пространство
- Интеллектуальный поиск
- Интеграция с сервисами
- Структурирование работы (папки, разделы)
- Чат и комментарии к задачам
- Система уведомлений
Недостатки:
- Долгая загрузка при большом количестве задач
- Нет возможности отслеживать время
- Нельзя назначить задачи сразу нескольким сотрудникам
Как работать в Asana
Меню Asana:
- Главная страница (избранное, задачи с истекающим сроком выполнения, последние проекты)
- Мои задачи
- Входящие (уведомления)
- Отчеты (создание и просмотр)
- Портфели
- Цели
- Избранное (быстрый доступ к выбранным проектам и портфелям)
- Сохраненный поисковые запросы
- Группы
При создании проекта вы можете выбрать шаблон или импортировать таблицу
Меню проекта
На каждую задачу, которую вы ставите нужно назначить ответственного сотрудника и дедлайн выполнения работы.
Так может выглядеть готовый проект задач.
Так может выглядеть отчет по задачам.
Работая с задачами, вы можете выставлять приоритетность выполнения и просматривать этап (статус), на котором находится задача.
Это лучшие сервисы для управления проектами. Мы рассказали вам о них, осветили их плюсы и минусы, а также объяснили основной принцип их работы. Если использовать для проектов эти сервисы, вы значительно упростите все процессы, ничего не забудете и не потеряете. А также сможете контролировать выполнение дедлайнов и вести стратегическое планирование. Использование сервисов избавит вас от хаоса и стресса на работе. Помните, что все вышеперечисленные сервисы требуют детального изучения для эффективной работы. Выбирайте, тестируйте, используйте самый оптимальный для себя и команды.