Правила деловой переписки на удаленке

Есть ли особые правила деловой переписки на удаленке? Какие ошибки часто допускает 90% новичков на удаленке? Разберем в статье.

В наши дни выражение «этикет деловой переписки» может показаться чем-то устаревшим. Это ошибочное мнение, способное серьезно подпортить репутацию человека, работающего удаленно.  Если вы ушли из офиса на «вольные хлеба», это не значит, что в общении с коллегами, заказчиками, подчиненными не следует соблюдать важные правила делового общения.

Переписка по электронной почте или в мессенджерах значительно отличается от общения по телефону или на переговорах вживую. Если писать сообщения не спеша, давая себе возможность перечитать текст и отредактировать его, то у вас будет возможность сформулировать мысль максимально корректно. В этой статье мы поговорим про правила деловой электронной переписки, остановимся на грубых ошибках, которые часто встречаются в «эпистолярии» современных фрилансеров и посоветуем книги, способные превратить ваши письма в мощный бизнес-инструмент.

Деловая переписка по электронной почте и в мессенджерах: 6 основных правил

1.   Придерживайтесь структуры текста

Вне зависимости от того, каким путем к вашему адресату попадет письмо, оно должны быть разделено на абзацы и структурированно. Даже если это послание, отправленное в чате Телеграм, оно не должно иметь вид сплошного текста без знаков препинания и интервалов.

«Полотно» из букв плохо воспринимается, получателю сложно вычленить из него полезную информацию. А ведь вам хочется, чтобы переписка была продуктивной, не так ли?

Если есть возможность, то используйте маркированные или немаркированные списки. Если в письме приводится линк на какой-либо сайт, используйте гиперссылку. Это выглядит опрятно, и сам текст занимает меньше места. Это основные правила деловой переписки.

2.   Пишите вступление правильно

Друзья, никаких фраз в стиле «Доброго времени суток»! Никогда, просто примите это, как данность. Есть прекрасные формы приветствия, например «Здравствуйте» или вполне нейтральное «Приветствую вас».

Обязательно представьтесь и обозначьте свою должность, мы ведь с вами говорим про текст деловой переписки, а не о личных сообщениях в чате. Письмо можно начать со слова «Привет», если вы лично знакомы с адресатом и общаетесь на протяжении длительного времени.

3.   Пишите и … сокращайте

Да-да, нашумевший бестселлер Максима Ильяхова пригодится не только редакторам, но и всем, кто  хочет понять стиль деловой переписки.

Старайтесь писать коротко и по существу, уважайте время своего собеседника. В деловых письмах не местно словесному мусору.

Какому? Вот, о чем идет речь:

  • лишние детали и подробности (Тот самый заказ, о котором вы писали ранее, был получен в среду, 13-го марта);
  • штампы, вводные конструкции (Как вам известно, за истекший период времени);
  • многократное повторение одного и того же тезиса разными словами;
  • пассивные конструкции (Нами был осуществлен);
  • имена существительные вместо глаголов (Сокращение, замещение, расположение).

Приведенные выше примеры – это самый настоящий канцелярит! От него стоит избавляться всеми возможными способами, чтобы ваша деловая переписка по электронной почте была емкой по форме и совершенной по содержанию.

4.   Этикет деловой переписки: никакой грубости и хамства!

Цивилизованному человеку не придет в голову использовать нецензурные выражения в примерах деловой переписки, однако, чем черт не шутит! Бывает так: клиент наседает, подрядчики подводят, сотрудники и подчиненные, словно сговорились и игнорируют ваши сообщения… Как тут не сорваться на ругань? Спокойствие, только спокойствие. Вам же не хочется прослыть невоспитанным человеком и испортить свою репутацию? Тем более, скриншоты с грубыми выражениями могут попасться на глаза вашим деловым партнерам или боссу. А тут уж проблем не оберешься.

5.   Одно письмо – одна задача

Многим из нас хочет объять необъятное и письма из удобного инструмента делового общения превращаются в нечто невнятное и бесполезное. Приучите себя четко формулировать мысль и прописывайте тему письма. Это поможет вашему визави сориентироваться в потоке сообщений, а вы получите ответ на свое послание в максимально сжатые сроки.

6.   Коротко, но со смыслом

В 3-м пункте нашего чек-листа мы порекомендовали писать сжато и по существу. Однако, не стоит «ужимать» сообщение буквально до нескольких слов.

Вот, как выглядят крайне неудачные примеры деловой переписки:

«Как там у нас дела?»

«Ну, что там у вас?»

«Вы уже все?».

Из таких сообщений трудно понять что-либо. Они требуют разъяснений и уточнений.

правила деловой переписки

Чему не место в современной деловой переписке?

Этикет деловой переписки, особенно в мессенджерах, подразумевает определенную степень свободы, однако мы не рекомендуем слишком этим злоупотреблять.

1.   Избегайте голосовых сообщений

Каким бы заманчивым вам это не казалось, но от голосовых сообщений в переписке с руководителем или заказчиком придется отказаться. Вы можете оставить этот формат для своих коллег, если вам удобно общаться в подобном формате.

Из этого правила есть исключения – личная просьба босса (работодателя) записать ответ голосом, либо если в вашем коллективе такой вид общения является общепринятым.

2.   Не допускайте грамматических, пунктуационных и стилистических ошибок

Если в письмах обнаружится слишком много описок и ошибок, то вас вряд ли будут восприниматься всерьез. Понятно, что всех правил не упомнить, однако для этого и придуманы всевозможные сервисы проверки грамотности. Например, сервис ISTIO или Орфограммка. Привыкли пользоваться Google Документами? Отлично! Там есть встроенный фильтр, проверяющий ошибки.

3.   Забудьте о провокациях и раздражителях

Слово «токсичный» приобрело просто бешеную популярность. Оказывается, деловая переписка по электронной почте также может носить оттенок токсичности. О чем идет речь?

  • Об использовании CAPS LOCK. Просто откажитесь от этого, если речь не идет об аббревиатурах в названии компании «ООО “Еврокредит”», например.
  • О привычке начинать предложение с маленькой буквы. Об этом детишки знают еще в 1-м классе, но мы, особенно в мессенджерах, часто забываем о заглавной букве. Особенно что касается имен собственных. некоторым людям неприятно, когда вы обращаетесь к ним по имени с маленькой буквы.
  • О фамильярности. Никаких «Олечка», «Машенька» или «Мой любимый клиент». Это очень раздражает и снижает градус лояльности. Это не относится к любимым коллегам, с которыми вы породнились на удаленке и стали настоящими друзьями)
  • О манипуляциях. Фразы в стиле «Заранее благодарю за позитивный отклик» или «Вы же закончите это завтра к обеду!?» заставляют чувствовать себя не в своей тарелке. Оставьте все эти попытки «давить на жалость» для личных отношений (если вы к такому привыкли). Правила деловой переписки подобные пассажи не поощряют.

этикет деловой переписки

Этикет деловой переписки: откуда почерпнуть знания? 5 важных книг

Это лишь малая часть премудростей, которые могут пригодиться при составлении деловых корреспонденций. В голове просто невозможно удержать все правила и ограничения, поэтому мы советуем пополнить вашу библиотеку несколькими полезными книгами.

И вновь уважаемый многими редакторами и копирайтерами Максим Ильяхов, в содружестве с Людмилой Сарычевой, приходит нам на помощь. В этом издании вы найдете рекомендации о том, как вести деловую переписку без канцелярита и раздражающих клише.

Ольга Лукинова озвучила неудобную истину. Мы действительно иногда бесим друг друга в процессе деловой переписки — по электронной почте, в мессенджерах, в социальных сетях и в голосовых сообщениях. Что со всем этим делать? Анализировать, разбираться, меняться к лучшему! Эта книга настоящее настолько пособие по деловой переписке XXI века.

Саша Карепина смело погружается в омут цифровой реальности и пробует навести там порядок. Комментарии в социальных сетях, сообщениях в чатах службы поддержки, электронные письма. Весь этот океан информации по поверхности которого скользят заказчики, партнеры и коллеги, может быть хорошо упорядоченным пространством, если знать его правила.

Нина Зверева, тележурналистка и бизнес-тренер, в легкой форме, коротко и по существу рассказывает о секретах продуктивной коммуникации. Ее советы вы сможете применить не только на примере деловой переписки, но и в «живом» общении с клиентами, партнерами, оппонентами разного социального происхождения и интеллектуального уровня.

Последняя книга из нашего списка не совсем о деловой переписке, но она наверняка пригодится для построения экологичных отношений в коллективе. А ведь это очень важно, даже если вы работаете на удаленке. Молли Вест Даффи и Лиз Фосслиен рассказывают о важности эмоционального интеллекта и о том, как его применять в деловом общении, чтобы не становиться жертвой токсичных коллег, перепадов настроения начальства и собственной наивности.

Читайте также: Как справиться со стрессом на работе

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован.