Как управлять командой удаленно
Как организовать процесс управления командой удаленно? Как управлять командой, чтобы она приносила результат и ваша онлайн-школа росла? Разберем в статье.
Очень многие специалисты уже давно сделали выбор в пользу удаленки и с ними руководителю или администратору проекта нужно научиться взаимодействовать правильно. В этом обзоре мы рассмотрим основные принципы подобной работы и попробуем найти ответ на вопрос «Как управлять командой удаленно без ущерба для себя и компании?».
Коммуникации и связь
В офисных реалиях проблема связи существует, но она не стоит так остро, как в команде, которая работает удаленно. Любой сотрудник может просто зайти в кабинет коллеги и обсудить рабочие вопросы. С удаленкой так не получится – расстояние и время не позволяют общаться «на коротке».
Именно для решения этой проблемы и придуманы разные методы связи. Ваши инструменты – это электронная почта, мессенджеры, телефон, платформы для постановки и контроля выполнения задач (Trello, Asana).
Чтобы не возникало путаницы, мы советуем использовать разные каналы связи для решения различных вопросов.
Пересылка документов и важных файлов – в электронной почте;
Тактические вопросы, правки, уточнения, срочные вопросы – в мессенджерах;
Брейнштормы, стратегическое планирование, важные и объемные задачи – по zoom.
Вышеупомянутые платформы дистанционного управления проектами – удобное решение, которое позволяет отслеживать процесс решения той или иной задачи. Правда, к ним нужно привыкнуть, но интуитивно понятный интерфейс позволяет адаптироваться достаточно быстро.
Смотрите, какие есть удаленные сервисы удаленной работы, без которых точно не обойтись.
Есть два важных лайфхака по организации удаленной работы в команде:
1. Вся важная информация обязана сохраняться в переписке
2. Все удаленные работники должны иметь доступ к выбранному каналу связи.
А как же видеозвонки? Спросите вы. Этот формат общения способен практически полностью заменить классические совещания «у шефа». Ваш проект на удаленке точно нуждается в подобном формате. Поэтому сделайте видеосозвоны частью рабочего процесса. Только не стоит организовывать их слишком часто, многих это отвлекает от креатива. Достаточно проводить «летучки» в Zoom не чаще, чем раз в неделю.
Место для работы на дому
Предположим, что вам повезло, и вы изначально сформировали команду на удаленке, которая обеспечена всем необходимым для выполнения оговоренных обязанностей.
Однако бывает и так: офис нужно в срочном порядке переводить на удаленку! Как управлять командой в таком случае? Вам следует позаботиться о некоторых инструментах, в которых будут нуждаться сотрудники.
- «Железо» — ноутбук, или вебкамера, если у членов вашей команды есть дома стационарный компьютер.
- ПО – позаботьтесь о том, чтобы у всех был предоплаченный доступ к необходимым для работы программам, сервисам.
Со своей стороны сотрудникам нужно будет позаботиться о создании условно изолированного рабочего места, где его минимально будут отвлекать от работы члены семьи и дети. К слову, некоторые удаленщики предпочитают работать в коворкингах или кофейнях, но это уже вопрос привычки.
Мотивация и контроль
Поговаривают, что переход на удаленку может негативно сказаться на производительности труда. Как управлять командой, за которой просто невозможно уследить? Это верно, но не совсем. Офисные работники умудряются виртуозно избегать выполнения собственных обязанностей, тратя время на соцсети, игры, разговоры по телефону, походу в курилку. Знакомо?
Удаленщики бывают очень разными. У каждого своя мотивация и свой подход к тайм-менеджменту
В удаленной работе, как и в любой другой сфере сотрудничества, многое строится на доверии. Однако если вам все же хочется повысить уровень дисциплины подчиненных, есть несколько проверенных способов это сделать.
- Есть такое понятие, как KPI или ключевые показатели эффективности работы. По ним можно проверять, насколько успешно сотрудник и вся команда справляются с поставленными задачи. За выполнение плана начисляются бонусы
- Пусть ваши подчиненные регулярно высылают отчеты о проделанной работе. Это поможет вам или другим руководителям отслеживать динамику работы над проектом. Это прекрасный аналитический инструмент, который поможет эффективно планировать предстоящую рабочую неделю, месяц.
- Отчеты по закрытым задачам или комментарии по текущим проектам позволяют также грамотно распределять обязанности в команде.
- Как управлять командой, если неясно кто и чем занят? Возьмите за правило сразу создавать общий чат с вашими сотрудниками. Это заменит видеосозвоны и даст возможность всем участникам коллектива быть в курсе происходящего.
- В чатах просим сотрудников ежедневно по утрам скидывать свои планы на день — так вы поймете, кто чем будет заниматься и правильно ли выстроен приоритет по задачам.
Как управлять командой НЕ НАДО (главные ошибки руководителя)
Зачастую в попытках улучшить показатели работы команды руководители допускают целый ряд ошибок. Вместо того, чтобы помочь своему коллективу, который трудится на удаленке, шеф все только портит. Как не допустить этого?
Обратите внимание на следующие моменты:
- Не стоит требовать от сотрудников ежевечернего отчета о проделанной работе. Возможно, подчиненный действительно находится онлайн, однако вечер – это законное время отдыха. Не стоит требовать немедленного ответа на ваши запросы после оговоренного времени, если в вашей компании нормированный рабочий день. Такой подход приводит к выгоранию.
- Попытка отследить, чем сотрудник занимается в течение дня, может привести к негативным последствиям. Любой человек, работающий удаленно, имеет право отлучиться, чтобы приготовить себе кофе, перекусить. Слежка с помощью веб-камеры или демонстрация экрана не повысят эффективность труда, а значительно испортят общую рабочую атмосферу.
- Очень важно помнить о том, что ваши сотрудники могут находиться с вами в разных часовых поясах. Делайте на это скидку, если хотите, чтобы работа команды была эффективной. Предположим, вы находитесь в Москве, а ваш подчиненный во Владивостоке. Между вами разница в 7 часов. Не стоит пытаться ему позвонить в 21:00, потому что в это время человек, скорее всего, уже крепко спит.
- Мы не советуем проводить спонтанные созвоны и видеоконференции. Лучше о подобных ивентах договариваться заранее, чтобы не застать подчиненных врасплох, дать им возможность привести себя в порядок (многие работаю на удаленке в домашней одежде), подготовиться к совещанию заранее. Так созвон будет более продуктивным.
Теперь вы знаете, как управлять командой удаленно, если только начали свой путь как проджект-менеджер или любой другой руководитель. Это первые шаги по организации рабочего процесса, которые помогут вам быть в курсе происходящего и выстроить грамотную коммуникацию с вашими сотрудниками.